Vastgoedboekhouding
Boekhouding voor vastgoedbeheerders, zonder jargon
Huuradministratie komt neer op vier gewoonten: houd het geld van de huurder gescheiden van het uwe, zie wat elk pand op zichzelf opbrengt, controleer elke betaling tegen het huurcontract, en sluit elke maand op dezelfde manier af. Zo ziet elk daarvan eruit, met de cijfers uitgetekend.
14 dagen voor de eerste afschrijving · Er wordt niets ingeschakeld tot u het zegt
Eén maand van één appartement
Huur
- Herstellingen en lopende kosten−€120
- Beheervergoeding−€72
- Uitbetaald aan de eigenaar€708
Huurwaarborg
Bewaard, niet uitgegeven
Terugbetaald bij vertrek, min gedocumenteerde schade
De eerste regel
Houd de borgsom van een huurder buiten je lopende middelen
Een borgsom is niet van jou tot de huur eindigt en de woning is gecontroleerd. Op veel plaatsen is het houden ervan buiten een aparte rekening bij wet verboden; zelfs waar dat niet zo is, is het vermengen ervan met huur die je daadwerkelijk van plan bent uit te geven de manier waarop een verhuurder bij vertrek tekortkomt, niet in staat om eigen geld van dat van een huurder te onderscheiden. Houd het op een eigen rekening en behandel het als andermans geld tot de dag dat het ofwel wordt teruggegeven, ofwel rechtmatig wordt ingehouden.
- Huur ontvangen
- €900
- Herstellingen en lopende kosten
- −€120
- Beheervergoeding
- −€72
- Uitbetaald aan de eigenaar
- €708
- Ontvangen borgsom
- €1.800
- Uitgegeven aan lopende kosten
- €0
- Nog bewaard voor de huurder
- €1.800
Waar u bent: hoe een waarborg moet worden bewaard
Een waarborg apart houden is de gewoonte; de regels erachter zijn lokaal. Hoe hoog een waarborg mag zijn, waar hij moet staan en wat een makelaar nodig heeft die andermans geld beheert, verschilt per land, en in België per gewest. Kies een plaats om te zien wat we vonden, en de bronnen waarin we het lazen.
Elders
Algemeen richtsnoer- Veel plaatsen begrenzen de waarborg en bepalen waar hij moet staan, maar de bedragen en de rekening verschillen.
- Een beheerder die andermans geld houdt, moet het vaak op een aparte cliënten- of derdenrekening bewaren.
Controleer uw lokale huurwetgeving, en vraag uw beroepsorganisatie wat die van een makelaar verlangt.
De tweede regel
Houd elk pand apart bij, niet alleen de portefeuille als geheel
Eén gecombineerd totaal vertelt je dat de portefeuille geld heeft opgeleverd; het kan je niet vertellen welk pand dat deed en welk pand door de andere wordt gedragen. Registreer huur en elke uitgave tegen het specifieke gebouw of de eenheid waartoe ze horen, en de winstgevendheid per pand wordt zichtbaar in plaats van aangenomen.
Eén jaar, elke balk is de huur van dat pand
- Jaarlijkse uitgaven
- Netto
- Pand AJaarlijkse huur €14.400Jaarlijkse uitgaven €4.200 · Netto €10.200Houdt 71% van de huur over
- Pand BJaarlijkse huur €10.800Jaarlijkse uitgaven €5.100 · Netto €5.700Houdt 53% van de huur over
- Gecombineerd, alleen geaggregeerdJaarlijkse huur €25.200Jaarlijkse uitgaven €9.300 · Netto €15.900Houdt 63% van de huur over
De derde regel
Stem het bankafschrift af, neem niet aan dat een betaling is binnengekomen
Een huurcontract zegt wat er moet binnenkomen en wanneer. Het bankafschrift zegt wat er daadwerkelijk binnenkwam. Het een tegen het ander afzetten, bedrag, datum en betaler, vangt een tekort, een te late betaling of een huurder die het verkeerde bedrag betaalde op de dag zelf op, in plaats van weken later, wanneer het een patroon is geworden.
- Appartement 1Juist bedrag, juiste dag, juiste betalerAfgestemdContract verwacht €900Bank toont €900Afgestemd
- Appartement 2Volledig bedrag, binnen op de 4eTe laatContract verwacht €750Bank toont €750Te laat
- Appartement 3Op tijd betaald, €50 ontbreektTe weinigContract verwacht €900Bank toont €850Te weinig
- Appartement 4Nog niets van deze huurderOntbreektContract verwacht €820Bank toont NietsOntbreekt
De vierde regel
Sluit elke maand op dezelfde manier af, in dezelfde volgorde
Een maand is afgesloten wanneer elke beweging op de bank een plaats in de boeken heeft en elke verwachte betaling ofwel binnen is, ofwel iets is geworden waar u achteraan zit. Het elke keer in dezelfde volgorde doen maakt het snel: elke stap steunt op de vorige.
Stap 1
Lees de bank
Neem elke beweging van de maand op de huur- en de waarborgrekening, in en uit.
Stap 2
Koppel elke beweging aan een contract of factuur
Huur aan het contract dat haar verwacht, een uitgave aan de factuur erachter.
Stap 3
Volg op wat niet binnenkwam
Een tekort of een ontbrekende betaling wordt een benoemde opvolging, geen notitie in de kantlijn.
Stap 4
Boek kosten op het pand
Elk bonnetje bewaard, en elke kost geboekt op het gebouw of de unit waaraan hij is besteed.
Stap 5
Rapporteer aan de eigenaar
Een overzicht per pand dat de eigenaar tegen zijn eigen bank kan controleren.
Wat de eigenaar ontvangt
Een eigenaarsoverzicht dat regel per regel te controleren is
Beheert u vastgoed voor iemand anders, dan is het overzicht de plek waar uw boekhouding zichtbaar wordt. Een goed overzicht vertrekt van wat werkelijk binnenkwam, zet elke kost en vergoeding op een eigen regel, en eindigt met het uitbetaalde bedrag, zodat de eigenaar elke regel tegen zijn bank kan afvinken zonder u iets te hoeven vragen.
Eigenaarsoverzicht, juni
Pand A
- Huur ontvangen
- €900
- Onderhoud verwarmingsketel
- −€120
- Beheervergoeding
- −€72
- Uitbetaald aan de eigenaar
- €708
- Waarborg apart bewaard
- €1.800
- 1
Wat werkelijk binnenkwam, niet wat verschuldigd was. Een tekort staat op een eigen regel, niet in een kleiner bedrag.
- 2
Elke kost op dit pand, met de factuur erachter bewaard.
- 3
De vergoeding op een eigen regel, nooit stilzwijgend van de huur afgetrokken.
- 4
De uitbetaling, gelijk aan de huur min elke regel erboven.
- 5
De waarborg, vermeld maar buiten het totaal gehouden: hij is nog steeds van de huurder.
Eén begrip om te kennen
Kas- en transactiebasis boekhouden, in gewone taal
Boekhouden op kasbasis registreert inkomsten en uitgaven op de dag dat het geld daadwerkelijk beweegt. Boekhouden op transactiebasis registreert ze op de dag dat ze zijn verdiend of verschuldigd, of het geld al is bewogen of niet. Geen van beide is een belastingkeuze die deze pagina voor je kan maken, hoe huurinkomsten worden belast hangt af van waar je zit en welke basis lokale regels vereisen, maar het concept zelf is eenvoudig zodra het helder is uitgelegd.
Geboekt als inkomsten van juli, de maand waarin het geld daadwerkelijk binnenkwam.
Geboekt als inkomsten van juni, afgezet tegen de uitgaven van juni, de maand waarin het werd verdiend.
Welke basis voor uw huurinkomsten geldt, is een vraag voor de belastingdienst, of een boekhouder, van de plaats waar het pand ligt.
Waar Dardaris helpt
De boekhouding, al opgesplitst per pand
Dardaris houdt elk cijfer exact en zonder afronding bij tegen het gebouw of de eenheid waartoe het hoort, leest betalingen van een gekoppelde bankrekening en stemt ze af tegen wat het huurcontract verwacht, zodat het tekort hierboven dezelfde dag een geopend dossier wordt in plaats van een afwijking die pas aan het einde van het jaar wordt gevonden.
In Dardaris
Huurcontrole, 1 juni
- Appartement 1 €900Aan het contract gekoppeld
- Appartement 2 €750Gekoppeld, als laat gemarkeerd
- Appartement 3 €850Dossier geopend
- Appartement 4 NietsDossier geopend
Banksynchronisatie en afstemming
Bewegingen worden van de gekoppelde rekening gelezen en afgestemd op wat elk huurcontract verwacht; een verschil opent een dossier in plaats van te worden doorgewuifd.
Cijfers per pand, niet alleen per portefeuille
Huur en lopende kosten worden geboekt tegen het gebouw of de eenheid waartoe ze horen, zodat winstgevendheid per pand een getal is dat je kunt zien, geen getal dat je moet reconstrueren.
Een archief klaar voor de belastingaangifte
Elk document en cijfer staat op één doorzoekbare plek tegen het pand waarop het betrekking heeft, in plaats van verspreid over afschriften en mappen.
Vragen over vastgoedboekhouding
Heb ik een aparte bankrekening nodig voor huurinkomsten?
Voor een borgsom, op veel plaatsen ja, bij wet, en zelfs waar dat niet verplicht is, is het bijna een universele beste praktijk: het voorkomt dat het geld van een huurder wordt aangezien voor het jouwe. Voor de huur zelf verschilt de verplichting meer, maar het apart bijhouden van je persoonlijke uitgaven maakt de rest hiervan veel eenvoudiger.
Wat is een derdenrekening, en heeft een vastgoedbeheerder er een nodig?
Een derdenrekening, ook klantenrekening genoemd, bevat geld dat van iemand anders is: de huur van een eigenaar voor die wordt uitbetaald, of de waarborg van een huurder. Op veel plaatsen moet een beheerder die met andermans geld werkt het op zo'n rekening houden, gescheiden van de eigen middelen van het bedrijf. Of dat voor u geldt, en hoe het wordt gecontroleerd, hangt af van waar u werkt: controleer de lokale regels bij uw beroepsorganisatie of een adviseur.
Wat is het verschil tussen kas- en transactiebasis boekhouden voor verhuurders?
Kasbasis registreert een betaling op de dag dat die daadwerkelijk beweegt. Transactiebasis registreert die op de dag dat die is verdiend of verschuldigd, of die al is bewogen of niet, zodat junihuur die in juli wordt betaald nog steeds als inkomsten van juni telt. Welke je voor belastingdoeleinden moet gebruiken hangt af van waar je zit en de regels die daar gelden; deze pagina legt het concept uit, niet welke je moet kiezen.
Hoe houd ik uitgaven per pand bij in plaats van alleen in totaal?
Registreer elke uitgave, en elke huurbetaling, tegen het specifieke gebouw of de eenheid waartoe het hoort in plaats van in één gecombineerd totaal. Het kost niet meer moeite dan dezelfde uitgave één keer boeken in plaats van twee keer; het verschil is dat winstgevendheid per pand een getal wordt dat je daadwerkelijk kunt zien in plaats van verscholen in een totaal voor de hele portefeuille.
Hoe vaak moet ik de huurrekening afstemmen?
Minstens één keer per maand, bij het afsluiten van de maand. Controleren zodra betalingen binnenkomen is nog beter: een tekort dat u dezelfde dag ziet is een gesprek met één huurder, een tekort dat u op het jaareinde ziet is een middag met twaalf afschriften.
Wat hoort er in een eigenaarsoverzicht?
De huur die in de periode werkelijk binnenkwam, elke kost betaald voor het pand met de factuur, de beheervergoeding op een eigen regel, en het bedrag dat aan de eigenaar is uitbetaald, dat gelijk moet zijn aan de eerste regel min alle andere. Bewaarde waarborgen vermeldt u best ook, buiten dat totaal, omdat ze nog van de huurder zijn.
Kan ik dit in een spreadsheet doen?
Ja, voor een handvol units, als u één rij per beweging bijhoudt en een kolom voor het pand waar ze bij hoort. Wat een spreadsheet niet doet, is de bank voor u lezen of merken dat een betaling ontbreekt; dat blijft handwerk, en dat is precies wat als eerste blijft liggen in een drukke maand.
Een boekhouding die één pand tegelijk toont
Dardaris boekt elk cijfer tegen het pand waartoe het hoort vanaf de dag dat je een gebouw toevoegt, met de bank er automatisch achter gelezen.
14 dagen voor de eerste afschrijving · Er wordt niets ingeschakeld tot u het zegt