المحاسبة لمديري العقارات، دون مصطلحات معقدة

حساب الأمانة، ويُسمى أيضًا حساب العملاء، يحفظ مالًا يعود لشخص آخر: إيجار المالك قبل تحويله إليه، أو تأمين المستأجر. في أماكن كثيرة، يُلزَم المدير الذي يتعامل مع أموال الغير بحفظها في حساب كهذا، منفصلًا عن أموال الشركة نفسها. أما هل ينطبق ذلك عليك، وكيف يُراقَب، فيعتمد على مكان عملك؛ فتحقق من القواعد المحلية لدى هيئتك المهنية أو مستشار.

تسجل المحاسبة النقدية الدفعة في اليوم الذي تتحرك فيه فعليًا. تسجلها محاسبة الاستحقاق في اليوم الذي استُحقت أو اكتُسبت فيه، سواء تحركت أم لا، بحيث يظل إيجار يونيو المدفوع في يوليو محسوبًا كإيراد يونيو. أما أيهما يجب استخدامه لأغراض ضريبية فيعتمد على مكان إقامتك والقواعد المنطبقة هناك؛ توضح هذه الصفحة المفهوم، لا أيهما تختار.

سجّل كل مصروف، وكل دفعة إيجار، تحت المبنى أو الوحدة المحددة التي يخصانها بدلًا من مجموع واحد مدمج. لا يتطلب ذلك جهدًا أكبر من تسجيل المصروف نفسه مرة واحدة بدلًا من مرتين؛ الفرق أن ربحية كل عقار تصبح رقمًا يمكنك رؤيته فعليًا بدلًا من أن تظل مدفونة داخل إجمالي على مستوى المحفظة.

مرة في الشهر على الأقل، ضمن إقفال الشهر. والأفضل من ذلك أن تتحقق فور وصول الدفعات: النقص الذي تكتشفه في اليوم نفسه محادثة مع مستأجر واحد، والذي تكتشفه في آخر السنة عصرٌ كامل مع اثني عشر كشفًا.

الإيجار المستلم فعلًا خلال الفترة، وكل تكلفة مدفوعة على العقار مع فاتورتها، وأتعاب الإدارة في سطرها الخاص، والمبلغ المدفوع للمالك الذي يجب أن يساوي السطر الأول ناقص كل ما عداه. ويحسن أيضًا إظهار التأمينات المحفوظة، خارج ذلك المجموع، لأنها لا تزال ملك المستأجر.

نعم، لعدد قليل من الوحدات، إن احتفظت بصف لكل حركة وعمود للعقار الذي تخصه. ما لن يفعله جدول البيانات هو قراءة البنك نيابة عنك أو ملاحظة أن دفعة ما مفقودة؛ ذلك الجزء يبقى يدويًا، وهو أول ما يُهمل حين يزدحم الشهر.