Comptabilité immobilière
La comptabilité pour gestionnaires immobiliers, sans le jargon
La comptabilité locative tient en quatre habitudes : séparer l’argent du locataire du vôtre, voir ce que chaque bien rapporte à lui seul, vérifier chaque paiement par rapport au bail, et clôturer chaque mois de la même façon. Voici à quoi ressemble chacune, chiffres à l’appui.
14 jours avant le premier prélèvement · Rien n’est activé tant que vous ne le dites pas
Un mois d’un appartement
Loyer
- Réparations et charges courantes−€120
- Honoraires de gestion−€72
- Versé au propriétaire€708
Dépôt de garantie
Conservé, pas dépensé
Restitué au départ, moins les dégâts documentés
La première règle
Gardez le dépôt de garantie du locataire hors de votre trésorerie courante
Un dépôt de garantie ne vous appartient pas tant que la location n'est pas terminée et le logement vérifié. Dans de nombreux endroits, le conserver ailleurs que sur un compte séparé est illégal ; même là où ce n'est pas le cas, le mélanger au loyer que vous comptez réellement dépenser est ainsi qu'un propriétaire se retrouve à court d'argent au départ du locataire, incapable de distinguer son propre argent de celui du locataire. Gardez-le sur son propre compte et traitez-le comme l'argent de quelqu'un d'autre jusqu'au jour où il est soit restitué, soit légitimement retenu.
- Loyer reçu
- €900
- Réparations et charges courantes
- −€120
- Honoraires de gestion
- −€72
- Versé au propriétaire
- €708
- Dépôt reçu
- €1.800
- Dépensé en charges courantes
- €0
- Toujours conservé pour le locataire
- €1.800
Là où vous êtes : comment un dépôt doit être conservé
Tenir un dépôt à part est l’habitude ; les règles qui l’encadrent sont locales. Le montant maximal d’un dépôt, l’endroit où il doit se trouver et ce dont a besoin un agent qui détient l’argent d’autrui varient selon le pays, et en Belgique selon la région. Choisissez un lieu pour voir ce que nous avons trouvé, et les sources où nous l’avons lu.
Ailleurs
Repère général- De nombreux endroits plafonnent le dépôt et précisent où il doit être conservé, mais les montants et le compte diffèrent.
- Un gestionnaire qui détient l’argent d’autrui est souvent tenu de le conserver sur un compte client ou fiduciaire distinct.
Vérifiez la législation locale sur les baux, et demandez à votre organisation professionnelle ce qu’elle exige d’un agent.
La deuxième règle
Suivez chaque bien séparément, pas seulement le portefeuille dans son ensemble
Un total unique vous dit que le portefeuille a gagné de l'argent ; il ne peut pas vous dire quel bien l'a gagné et lequel est porté par les autres. Enregistrez le loyer et chaque dépense sous l'immeuble ou le lot précis auquel ils appartiennent, et la rentabilité par bien devient visible au lieu d'être supposée.
Une année, chaque barre est le loyer de ce bien
- Charges annuelles
- Net
- Bien ALoyer annuel €14.400Charges annuelles €4.200 · Net €10.200Garde 71 % de son loyer
- Bien BLoyer annuel €10.800Charges annuelles €5.100 · Net €5.700Garde 53 % de son loyer
- Cumulé, en agrégat seulementLoyer annuel €25.200Charges annuelles €9.300 · Net €15.900Garde 63 % de son loyer
La troisième règle
Rapprochez le relevé bancaire, ne supposez pas qu'un paiement est arrivé
Le bail indique ce qui doit arriver et quand. Le relevé bancaire indique ce qui est réellement arrivé. Vérifier l'un par rapport à l'autre, montant, date et payeur, permet de repérer un manque, un retard ou un locataire qui a versé le mauvais montant le jour même plutôt que des semaines plus tard, une fois que c'est devenu une habitude.
- Appartement 1Bon montant, bon jour, bon payeurRapprochéLe bail attend €900La banque montre €900Rapproché
- Appartement 2Montant complet, arrivé le 4En retardLe bail attend €750La banque montre €750En retard
- Appartement 3Payé à temps, il manque €50IncompletLe bail attend €900La banque montre €850Incomplet
- Appartement 4Rien de ce locataire pour l’instantManquantLe bail attend €820La banque montre RienManquant
La quatrième règle
Clôturez chaque mois de la même façon, dans le même ordre
Un mois est clôturé quand chaque mouvement bancaire a sa place dans les comptes et que chaque paiement attendu est soit arrivé, soit devenu une relance en cours. Le faire toujours dans le même ordre est ce qui le rend rapide : chaque étape s’appuie sur la précédente.
Étape 1
Lire la banque
Reprendre chaque mouvement du mois sur le compte des loyers et celui des dépôts, entrées et sorties.
Étape 2
Rattacher chacun à un bail ou une facture
Le loyer au bail qui l’attend, une sortie à la facture qui la justifie.
Étape 3
Relancer ce qui n’est pas arrivé
Un manque ou un paiement absent devient une relance nommée, pas une note dans la marge.
Étape 4
Classer les charges sous le bien
Chaque justificatif conservé, et chaque charge imputée à l’immeuble ou au lot concerné.
Étape 5
Rendre compte au propriétaire
Un relevé par bien, que le propriétaire peut vérifier avec sa propre banque.
Ce que reçoit le propriétaire
Un relevé au propriétaire vérifiable ligne par ligne
Si vous gérez pour le compte d’un autre, c’est dans le relevé que votre comptabilité se voit. Un bon relevé part de ce qui est réellement arrivé, liste chaque charge et chaque honoraire sur sa propre ligne, et se termine par le montant versé, pour que le propriétaire puisse pointer chaque ligne avec sa banque sans avoir à vous poser de question.
Relevé au propriétaire, juin
Bien A
- Loyer reçu
- €900
- Entretien de la chaudière
- −€120
- Honoraires de gestion
- −€72
- Versé au propriétaire
- €708
- Dépôt conservé à part
- €1.800
- 1
Ce qui est réellement arrivé, pas ce qui était dû. Un manque apparaît sur sa propre ligne, pas dans un chiffre plus petit.
- 2
Chaque charge imputée à ce bien, avec la facture conservée derrière.
- 3
Les honoraires sur leur propre ligne, jamais retranchés en silence du loyer.
- 4
Le versement, égal au loyer moins chaque ligne au-dessus.
- 5
Le dépôt, indiqué mais tenu hors du total : il appartient toujours au locataire.
Une notion à connaître
Comptabilité de caisse et d'engagement, en termes simples
La comptabilité de caisse enregistre revenus et dépenses le jour où l'argent bouge réellement. La comptabilité d'engagement les enregistre le jour où ils sont acquis ou dus, que l'argent ait bougé ou non. Aucune des deux n'est un choix fiscal que cette page peut faire à votre place, la façon dont un revenu locatif est imposé dépend d'où vous êtes et de la méthode qu'imposent les règles locales, mais le concept lui-même est simple une fois énoncé clairement.
Enregistré comme un revenu de juillet, le mois où l'argent est réellement arrivé.
Enregistré comme un revenu de juin, rapproché des charges de juin, le mois où il a été acquis.
La méthode qui s’applique à vos revenus locatifs relève de l’administration fiscale, ou d’un comptable, du lieu où se trouve le bien.
Ce que Dardaris apporte
La comptabilité, déjà répartie par bien
Dardaris suit chaque chiffre exactement, sans arrondi, rattaché à l'immeuble ou au lot auquel il appartient, lit les paiements depuis un compte bancaire connecté et les rapproche de ce que le bail attend, si bien que le manque ci-dessus devient un dossier ouvert le jour même plutôt qu'un écart découvert en fin d'année.
Dans Dardaris
Contrôle des loyers, 1er juin
- Appartement 1 €900Rattaché au bail
- Appartement 2 €750Rattaché, marqué en retard
- Appartement 3 €850Dossier ouvert
- Appartement 4 RienDossier ouvert
Synchronisation bancaire et rapprochement
Les mouvements sont lus sur le compte connecté et rapprochés de ce qu'attend chaque bail ; un écart ouvre un dossier au lieu d'être laissé passer.
Des chiffres par bien, pas seulement par portefeuille
Loyers et charges courantes sont classés sous l'immeuble ou le lot auquel ils appartiennent, si bien que la rentabilité par bien est un chiffre que vous pouvez voir, pas un chiffre à reconstituer.
Un classement prêt pour la déclaration fiscale
Chaque document et chaque chiffre se trouve dans un seul endroit consultable, rattaché au bien qu'il concerne, plutôt qu'éparpillé entre relevés et dossiers.
Questions sur la comptabilité immobilière
Ai-je besoin d’un compte bancaire séparé pour les loyers ?
Pour un dépôt de garantie, dans de nombreux endroits oui, par la loi, et même là où ce n'est pas obligatoire, c'est une pratique quasi universelle : cela évite que l'argent du locataire soit confondu avec le vôtre. Pour le loyer lui-même, l'obligation varie davantage, mais le suivre sur un compte distinct de vos dépenses personnelles simplifie nettement tout le reste.
Qu’est-ce qu’un compte de tiers, et un gestionnaire en a-t-il besoin ?
Un compte de tiers, aussi appelé compte client ou compte séquestre, contient de l’argent qui appartient à quelqu’un d’autre : le loyer d’un propriétaire avant son versement, ou le dépôt d’un locataire. Dans de nombreux endroits, un gestionnaire qui manie l’argent d’autrui doit le conserver sur un tel compte, à l’écart des fonds propres de l’entreprise. Savoir si cela vous concerne, et comment c’est contrôlé, dépend de l’endroit où vous exercez : vérifiez les règles locales auprès de votre organisation professionnelle ou d’un conseiller.
Quelle est la différence entre comptabilité de caisse et d’engagement pour un propriétaire ?
La comptabilité de caisse enregistre un paiement le jour où il bouge réellement. La comptabilité d'engagement l'enregistre le jour où il a été acquis ou dû, qu'il ait bougé ou non, si bien que le loyer de juin payé en juillet compte toujours comme un revenu de juin. Laquelle utiliser à des fins fiscales dépend d'où vous êtes et des règles qui s'y appliquent ; cette page explique le concept, pas laquelle choisir.
Comment suivre les charges par bien plutôt que globalement ?
Enregistrez chaque dépense, et chaque loyer encaissé, sous l'immeuble ou le lot précis auquel il appartient plutôt que dans un seul total cumulé. Cela ne demande pas plus d'effort que de saisir la même dépense une fois au lieu de deux ; la différence, c'est que la rentabilité par bien devient un chiffre que vous pouvez réellement voir au lieu d'être noyée dans un total de portefeuille.
À quelle fréquence rapprocher le compte des loyers ?
Au moins une fois par mois, lors de la clôture. Vérifier au fil des paiements est encore mieux : un manque repéré le jour même est une conversation avec un locataire, un manque repéré en fin d’année est un après-midi avec douze relevés.
Que doit contenir un relevé au propriétaire ?
Le loyer réellement reçu sur la période, chaque charge payée pour le bien avec sa facture, les honoraires de gestion sur leur propre ligne, et le montant versé au propriétaire, qui doit être égal à la première ligne moins toutes les autres. Les dépôts conservés méritent d’y figurer aussi, hors de ce total, car ils appartiennent toujours au locataire.
Puis-je faire tout cela dans un tableur ?
Oui, pour quelques lots, si vous tenez une ligne par mouvement et une colonne pour le bien concerné. Ce qu’un tableur ne fera pas, c’est lire la banque à votre place ou remarquer qu’un paiement manque ; cette partie reste manuelle, et c’est elle qui saute en premier quand le mois est chargé.
Une comptabilité qui montre un bien à la fois
Dardaris classe chaque chiffre sous le bien auquel il appartient dès le jour où vous ajoutez un immeuble, avec la banque lue automatiquement derrière.
14 jours avant le premier prélèvement · Rien n’est activé tant que vous ne le dites pas