Immobilienbuchhaltung
Buchhaltung für Immobilienverwalter, ohne Fachjargon
Mietbuchhaltung besteht aus vier Gewohnheiten: das Geld des Mieters von Ihrem trennen, sehen, was jedes Objekt für sich einbringt, jede Zahlung mit dem Mietvertrag abgleichen und jeden Monat auf dieselbe Weise abschließen. So sieht jede davon aus, mit den Zahlen aufgezeichnet.
14 Tage bis zur ersten Abbuchung · Nichts wird eingeschaltet, bis Sie es sagen
Ein Monat einer Wohnung
Miete
- Reparaturen und laufende Kosten−€120
- Verwaltungsgebühr−€72
- An den Eigentümer ausgezahlt€708
Kaution
Verwahrt, nicht ausgegeben
Beim Auszug zurückgezahlt, abzüglich dokumentierter Schäden
Die erste Regel
Halten Sie die Kaution eines Mieters aus Ihren laufenden Mitteln heraus
Eine Kaution gehört Ihnen nicht, bis das Mietverhältnis endet und die Wohnung geprüft wurde. An vielen Orten ist es gesetzlich verboten, sie anders als auf einem separaten Konto zu halten; selbst wo das nicht gilt, führt das Vermischen mit Miete, die Sie tatsächlich ausgeben wollen, dazu, dass ein Vermieter beim Auszug zu kurz kommt, unfähig, eigenes Geld von dem eines Mieters zu unterscheiden. Halten Sie sie auf einem eigenen Konto und behandeln Sie sie als fremdes Geld, bis sie entweder zurückgegeben oder rechtmäßig einbehalten wird.
- Miete erhalten
- €900
- Reparaturen und laufende Kosten
- −€120
- Verwaltungsgebühr
- −€72
- An den Eigentümer ausgezahlt
- €708
- Erhaltene Kaution
- €1.800
- Für laufende Kosten ausgegeben
- €0
- Weiter für den Mieter verwahrt
- €1.800
Wo Sie sind: wie eine Kaution verwahrt werden muss
Eine Kaution getrennt zu halten ist die Gewohnheit; die Regeln dahinter sind örtlich. Wie hoch eine Kaution sein darf, wo sie liegen muss und was ein Makler braucht, der fremdes Geld hält, unterscheidet sich von Land zu Land, in Belgien sogar von Region zu Region. Wählen Sie einen Ort, um zu sehen, was wir gefunden haben, und die Quellen, in denen wir es gelesen haben.
Anderswo
Allgemeiner Hinweis- Vielerorts ist die Kaution gedeckelt und festgelegt, wo sie liegen muss, aber die Beträge und das Konto unterscheiden sich.
- Ein Verwalter, der fremdes Geld hält, muss es oft auf einem getrennten Kunden- oder Treuhandkonto führen.
Prüfen Sie Ihr örtliches Mietrecht, und fragen Sie Ihren Berufsverband, was er von einem Makler verlangt.
Die zweite Regel
Erfassen Sie jede Immobilie einzeln, nicht nur das gesamte Portfolio
Eine einzige Gesamtsumme sagt Ihnen, dass das Portfolio Geld verdient hat; sie kann Ihnen nicht sagen, welche Immobilie es verdient hat und welche von den anderen getragen wird. Erfassen Sie Miete und jede Ausgabe gegen das konkrete Gebäude oder die Einheit, zu der sie gehören, und die Rentabilität pro Immobilie wird sichtbar statt angenommen.
Ein Jahr, jeder Balken ist die Miete dieses Objekts
- Jährliche Ausgaben
- Netto
- Immobilie AJahresmiete €14.400Jährliche Ausgaben €4.200 · Netto €10.200Behält 71 % seiner Miete
- Immobilie BJahresmiete €10.800Jährliche Ausgaben €5.100 · Netto €5.700Behält 53 % seiner Miete
- Zusammengefasst, nur aggregiertJahresmiete €25.200Jährliche Ausgaben €9.300 · Netto €15.900Behält 63 % seiner Miete
Die dritte Regel
Gleichen Sie den Kontoauszug ab, nehmen Sie nicht an, dass eine Zahlung eingegangen ist
Ein Mietvertrag sagt, was wann eingehen soll. Der Kontoauszug sagt, was tatsächlich einging. Das eine mit dem anderen abzugleichen, Betrag, Datum und Zahler, entdeckt einen Fehlbetrag, eine verspätete Zahlung oder einen Mieter, der den falschen Betrag gezahlt hat, am selben Tag statt Wochen später, wenn es bereits zum Muster geworden ist.
- Wohnung 1Richtiger Betrag, richtiger Tag, richtiger ZahlerAbgeglichenVertrag erwartet €900Bank zeigt €900Abgeglichen
- Wohnung 2Voller Betrag, eingegangen am 4.VerspätetVertrag erwartet €750Bank zeigt €750Verspätet
- Wohnung 3Pünktlich gezahlt, €50 fehlenZu wenigVertrag erwartet €900Bank zeigt €850Zu wenig
- Wohnung 4Noch nichts von diesem MieterFehltVertrag erwartet €820Bank zeigt NichtsFehlt
Die vierte Regel
Schließen Sie jeden Monat gleich ab, in derselben Reihenfolge
Ein Monat ist abgeschlossen, wenn jede Kontobewegung ihren Platz in den Büchern hat und jede erwartete Zahlung entweder eingegangen oder zu etwas geworden ist, dem Sie nachgehen. Es jedes Mal in derselben Reihenfolge zu tun, macht es schnell: Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf.
Schritt 1
Die Bank lesen
Jede Bewegung des Monats auf dem Miet- und dem Kautionskonto nehmen, Ein- und Ausgänge.
Schritt 2
Jede einem Vertrag oder einer Rechnung zuordnen
Miete dem Vertrag, der sie erwartet, eine Ausgabe der Rechnung dahinter.
Schritt 3
Nachfassen, was nicht kam
Ein Fehlbetrag oder eine fehlende Zahlung wird zu einer benannten Nachverfolgung, nicht zu einer Randnotiz.
Schritt 4
Kosten dem Objekt zuordnen
Jeder Beleg aufbewahrt und jede Ausgabe dem Gebäude oder der Einheit gebucht, für die sie anfiel.
Schritt 5
Dem Eigentümer berichten
Eine Abrechnung pro Objekt, die der Eigentümer mit seiner eigenen Bank prüfen kann.
Was der Eigentümer erhält
Eine Eigentümerabrechnung, die sich Zeile für Zeile prüfen lässt
Wenn Sie Immobilien für andere verwalten, zeigt sich Ihre Buchhaltung in der Abrechnung. Eine gute beginnt mit dem, was tatsächlich eingegangen ist, führt jede Ausgabe und Gebühr in einer eigenen Zeile auf und endet mit dem ausgezahlten Betrag, damit der Eigentümer jede Zeile mit seiner Bank abhaken kann, ohne Sie etwas fragen zu müssen.
Eigentümerabrechnung, Juni
Immobilie A
- Miete erhalten
- €900
- Wartung der Heizung
- −€120
- Verwaltungsgebühr
- −€72
- An den Eigentümer ausgezahlt
- €708
- Kaution getrennt verwahrt
- €1.800
- 1
Was tatsächlich einging, nicht was fällig war. Ein Fehlbetrag steht in einer eigenen Zeile, nicht in einer kleineren Zahl.
- 2
Jede Ausgabe diesem Objekt zugeordnet, mit der Rechnung dahinter.
- 3
Die Gebühr in einer eigenen Zeile, nie stillschweigend von der Miete abgezogen.
- 4
Die Auszahlung, gleich der Miete abzüglich jeder Zeile darüber.
- 5
Die Kaution, ausgewiesen, aber außerhalb der Summe: Sie gehört weiterhin dem Mieter.
Ein Begriff, den man kennen sollte
Kassen- und Periodenrechnung, einfach erklärt
Die Kassenrechnung erfasst Einnahmen und Ausgaben an dem Tag, an dem das Geld tatsächlich fließt. Die Periodenrechnung erfasst sie an dem Tag, an dem sie verdient oder geschuldet sind, unabhängig davon, ob das Geld bereits geflossen ist. Keine der beiden ist eine steuerliche Entscheidung, die diese Seite für Sie treffen kann, wie Mieteinnahmen besteuert werden, hängt davon ab, wo Sie sind und welche Methode die örtlichen Regeln verlangen, doch das Konzept selbst ist einfach, sobald es klar dargestellt ist.
Als Julieinnahme erfasst, dem Monat, in dem das Geld tatsächlich einging.
Als Junieinnahme erfasst, abgeglichen mit den Ausgaben im Juni, dem Monat, in dem sie verdient wurde.
Welche Methode für Ihre Mieteinnahmen gilt, ist eine Frage für die Steuerbehörde oder einen Buchhalter am Ort der Immobilie.
Wo Dardaris ansetzt
Die Buchhaltung, bereits nach Immobilie getrennt
Dardaris erfasst jede Zahl exakt und ungerundet gegen das Gebäude oder die Einheit, zu der sie gehört, liest Zahlungen von einem verbundenen Bankkonto und gleicht sie mit dem ab, was der Mietvertrag erwartet, sodass der Fehlbetrag oben ein Fall ist, der am selben Tag eröffnet wird, statt eine Abweichung, die erst zum Jahresende auffällt.
In Dardaris
Mietprüfung, 1. Juni
- Wohnung 1 €900Dem Vertrag zugeordnet
- Wohnung 2 €750Zugeordnet, als verspätet markiert
- Wohnung 3 €850Vorgang eröffnet
- Wohnung 4 NichtsVorgang eröffnet
Kontosynchronisation und Abgleich
Bewegungen werden vom verbundenen Konto gelesen und mit dem abgeglichen, was jeder Mietvertrag erwartet; eine Abweichung eröffnet einen Fall, statt durchzurutschen.
Zahlen pro Immobilie, nicht nur pro Portfolio
Miete und laufende Kosten werden dem Gebäude oder der Einheit zugeordnet, zu der sie gehören, sodass die Rentabilität pro Immobilie eine Zahl ist, die Sie sehen können, keine, die Sie rekonstruieren müssen.
Eine Ablage, bereit für die Steuersaison
Jedes Dokument und jede Zahl liegt an einem durchsuchbaren Ort, zugeordnet der Immobilie, die es betrifft, statt über Kontoauszüge und Ordner verstreut.
Fragen zur Immobilienbuchhaltung
Brauche ich ein separates Bankkonto für Mieteinnahmen?
Für eine Kaution, an vielen Orten ja, gesetzlich, und selbst wo das nicht vorgeschrieben ist, ist es nahezu universelle bewährte Praxis: Es verhindert, dass das Geld eines Mieters mit Ihrem verwechselt wird. Für die Miete selbst variiert die Vorschrift stärker, aber sie auf einem Konto zu führen, das Sie getrennt von persönlichen Ausgaben verfolgen, macht den Rest deutlich einfacher.
Was ist ein Treuhandkonto, und braucht ein Verwalter eines?
Ein Treuhandkonto, auch Anderkonto genannt, enthält Geld, das jemand anderem gehört: die Miete eines Eigentümers vor der Auszahlung oder die Kaution eines Mieters. An vielen Orten muss ein Verwalter, der fremdes Geld verwaltet, es auf einem solchen Konto halten, getrennt von den eigenen Mitteln des Unternehmens. Ob das für Sie gilt und wie es geprüft wird, hängt davon ab, wo Sie tätig sind; klären Sie die örtlichen Regeln mit Ihrem Berufsverband oder einer Beratung.
Was ist der Unterschied zwischen Kassen- und Periodenrechnung für Vermieter?
Die Kassenrechnung erfasst eine Zahlung an dem Tag, an dem sie tatsächlich fließt. Die Periodenrechnung erfasst sie an dem Tag, an dem sie verdient oder geschuldet war, unabhängig davon, ob sie bereits geflossen ist, sodass Junimiete, die im Juli gezahlt wird, weiterhin als Junieinnahme zählt. Welche Sie für Steuerzwecke verwenden sollten, hängt davon ab, wo Sie sind und welche Regeln dort gelten; diese Seite erklärt das Konzept, nicht, welche zu wählen ist.
Wie verfolge ich Ausgaben pro Immobilie statt nur insgesamt?
Erfassen Sie jede Ausgabe, und jede Mietzahlung, gegen das konkrete Gebäude oder die Einheit, zu der sie gehört, statt in einer einzigen Gesamtsumme. Das erfordert nicht mehr Aufwand, als dieselbe Ausgabe einmal statt zweimal zu buchen; der Unterschied ist, dass die Rentabilität pro Immobilie eine Zahl wird, die Sie tatsächlich sehen können, statt in einer portfolioweiten Summe verborgen zu sein.
Wie oft sollte ich das Mietkonto abgleichen?
Mindestens einmal im Monat, beim Monatsabschluss. Noch besser ist es, beim Eingang der Zahlungen zu prüfen: Ein Fehlbetrag, der am selben Tag auffällt, ist ein Gespräch mit einem Mieter, einer, der am Jahresende auffällt, ist ein Nachmittag mit zwölf Kontoauszügen.
Was sollte eine Eigentümerabrechnung enthalten?
Die im Zeitraum tatsächlich eingegangene Miete, jede für das Objekt bezahlte Ausgabe mit ihrer Rechnung, die Verwaltungsgebühr in einer eigenen Zeile und den an den Eigentümer ausgezahlten Betrag, der der ersten Zeile abzüglich aller anderen entsprechen sollte. Verwahrte Kautionen gehören ebenfalls hinein, außerhalb dieser Summe, weil sie weiterhin dem Mieter gehören.
Kann ich das in einer Tabelle machen?
Ja, für eine Handvoll Einheiten, wenn Sie eine Zeile pro Bewegung und eine Spalte für das zugehörige Objekt führen. Was eine Tabelle nicht tut, ist die Bank für Sie zu lesen oder zu bemerken, dass eine Zahlung fehlt; dieser Teil bleibt Handarbeit, und genau er rutscht als Erstes, wenn der Monat voll ist.
Eine Buchhaltung, die eine Immobilie nach der anderen zeigt
Dardaris ordnet jede Zahl der Immobilie zu, zu der sie gehört, ab dem Tag, an dem Sie ein Gebäude hinzufügen, mit dem Konto automatisch dahinter gelesen.
14 Tage bis zur ersten Abbuchung · Nichts wird eingeschaltet, bis Sie es sagen