Contabilidad inmobiliaria
Contabilidad para administradores de fincas, sin jerga
La contabilidad del alquiler se reduce a cuatro hábitos: separar el dinero del inquilino del suyo, ver lo que rinde cada inmueble por sí solo, comprobar cada pago contra el contrato y cerrar cada mes de la misma manera. Así se ve cada uno, con las cifras dibujadas.
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Un mes de un piso
Alquiler
- Reparaciones y gastos corrientes−€120
- Honorarios de gestión−€72
- Pagado al propietario€708
Fianza
Guardada, no gastada
Devuelta a la salida, menos los daños documentados
La primera regla
Mantenga la fianza de un inquilino fuera de sus fondos operativos
Una fianza no es suya hasta que termina el alquiler y se revisa la vivienda. En muchos lugares mantenerla en cualquier sitio que no sea una cuenta separada es ilegal; incluso donde no lo es, mezclarla con el alquiler que realmente piensa gastar es cómo un propietario acaba corto de dinero al final del contrato, incapaz de distinguir su propio dinero del de un inquilino. Manténgala en su propia cuenta y trátela como dinero ajeno hasta el día en que se devuelva o se retenga legítimamente.
- Alquiler recibido
- €900
- Reparaciones y gastos corrientes
- −€120
- Honorarios de gestión
- −€72
- Pagado al propietario
- €708
- Fianza recibida
- €1.800
- Gastado en costes operativos
- €0
- Aún guardada para el inquilino
- €1.800
Donde usted esté: cómo debe guardarse una fianza
Mantener aparte una fianza es la costumbre; las normas que la rigen son locales. Cuánto puede ser una fianza, dónde debe estar y qué necesita un agente que guarda dinero ajeno varían según el país, y en Bélgica según la región. Elija un lugar para ver lo que encontramos y las fuentes en que lo leímos.
En otro lugar
Orientación general- Muchos lugares limitan la fianza y establecen dónde debe guardarse, pero los importes y la cuenta varían.
- A menudo se exige a un administrador que guarda dinero ajeno mantenerlo en una cuenta de clientes o fiduciaria separada.
Consulte la ley de arrendamientos local, y pregunte a su colegio profesional qué exige a un agente.
La segunda regla
Siga cada propiedad por separado, no solo la cartera en conjunto
Un único total combinado le dice que la cartera ganó dinero; no puede decirle qué propiedad lo ganó y cuál está siendo sostenida por las demás. Registre el alquiler y cada gasto contra el edificio o la unidad concreta a la que pertenecen, y la rentabilidad por propiedad se vuelve visible en lugar de asumida.
Un año, cada barra es el alquiler de ese inmueble
- Gastos anuales
- Neto
- Propiedad AAlquiler anual €14.400Gastos anuales €4.200 · Neto €10.200Conserva el 71 % de su alquiler
- Propiedad BAlquiler anual €10.800Gastos anuales €5.100 · Neto €5.700Conserva el 53 % de su alquiler
- Combinado, solo agregadoAlquiler anual €25.200Gastos anuales €9.300 · Neto €15.900Conserva el 63 % de su alquiler
La tercera regla
Concilie el extracto bancario, no suponga que un pago llegó
Un contrato de alquiler dice qué debe llegar y cuándo. El extracto bancario dice qué llegó realmente. Comparar uno con el otro, importe, fecha e inquilino que paga, detecta un déficit, un pago atrasado o un inquilino que pagó el importe equivocado el mismo día en que ocurre, en lugar de semanas después, cuando ya se ha convertido en un patrón.
- Piso 1Importe correcto, día correcto, pagador correctoConciliadoEl contrato espera €900El banco muestra €900Conciliado
- Piso 2Importe completo, llegó el día 4Con retrasoEl contrato espera €750El banco muestra €750Con retraso
- Piso 3Pagado a tiempo, faltan €50IncompletoEl contrato espera €900El banco muestra €850Incompleto
- Piso 4Nada de este inquilino todavíaFaltaEl contrato espera €820El banco muestra NadaFalta
La cuarta regla
Cierre cada mes de la misma manera, en el mismo orden
Un mes está cerrado cuando cada movimiento del banco tiene su sitio en las cuentas y cada pago esperado ha llegado o se ha convertido en algo que usted está reclamando. Hacerlo siempre en el mismo orden es lo que lo hace rápido: cada paso se apoya en el anterior.
Paso 1
Leer el banco
Tomar cada movimiento del mes en la cuenta de alquileres y la de fianzas, entradas y salidas.
Paso 2
Asignar cada uno a un contrato o una factura
El alquiler al contrato que lo espera, un pago a la factura que lo justifica.
Paso 3
Reclamar lo que no llegó
Una diferencia o un pago que falta se convierte en un seguimiento con nombre, no en una nota al margen.
Paso 4
Imputar los gastos al inmueble
Cada justificante guardado, y cada gasto imputado al edificio o la unidad en que se hizo.
Paso 5
Informar al propietario
Un informe por inmueble que el propietario puede comprobar con su propio banco.
Lo que recibe el propietario
Un informe al propietario que se comprueba línea a línea
Si gestiona inmuebles de otra persona, el informe es donde se ve su contabilidad. Uno bueno parte de lo que realmente llegó, pone cada gasto y cada honorario en su propia línea y termina con el importe pagado, para que el propietario pueda cotejar cada línea con su banco sin tener que preguntarle nada.
Informe al propietario, junio
Propiedad A
- Alquiler recibido
- €900
- Revisión de la caldera
- −€120
- Honorarios de gestión
- −€72
- Pagado al propietario
- €708
- Fianza guardada aparte
- €1.800
- 1
Lo que realmente llegó, no lo que se debía. Una diferencia aparece en su propia línea, no en una cifra más pequeña.
- 2
Cada gasto imputado a este inmueble, con la factura guardada detrás.
- 3
Los honorarios en su propia línea, nunca descontados en silencio del alquiler.
- 4
El pago, igual al alquiler menos cada línea de arriba.
- 5
La fianza, indicada pero fuera del total: sigue siendo del inquilino.
Un concepto que conviene conocer
Contabilidad de caja y de devengo, en términos sencillos
La contabilidad de caja registra ingresos y gastos el día en que el dinero realmente se mueve. La contabilidad de devengo los registra el día en que se generan o se deben, se haya movido el dinero o no. Ninguna de las dos es una elección fiscal que esta página pueda hacer por usted, cómo se grava el ingreso de alquiler depende de dónde esté y de qué base exijan las normas locales, pero el concepto en sí es sencillo una vez expuesto con claridad.
Registrado como ingreso de julio, el mes en que el dinero realmente llegó.
Registrado como ingreso de junio, conciliado con los gastos de junio, el mes en que se generó.
Qué criterio se aplica a sus ingresos por alquiler es una cuestión para la administración tributaria, o un contable, del lugar donde está el inmueble.
Dónde encaja Dardaris
La contabilidad, ya dividida por propiedad
Dardaris registra cada cifra con exactitud, sin redondear, contra el edificio o la unidad a la que pertenece, lee los pagos de una cuenta bancaria conectada y los concilia con lo que espera el contrato, de modo que el déficit anterior es un caso que se abre el mismo día en lugar de una discrepancia hallada a fin de año.
En Dardaris
Control de alquileres, 1 de junio
- Piso 1 €900Asignado al contrato
- Piso 2 €750Asignado, marcado con retraso
- Piso 3 €850Caso abierto
- Piso 4 NadaCaso abierto
Sincronización bancaria y conciliación
Los movimientos se leen de la cuenta conectada y se concilian con lo que espera cada contrato; una discrepancia abre un caso en lugar de pasar desapercibida.
Cifras por propiedad, no solo por cartera
El alquiler y los costes operativos se archivan contra el edificio o la unidad a la que pertenecen, de modo que la rentabilidad por propiedad es una cifra que puede ver, no una que tenga que reconstruir.
Un archivo listo para la campaña fiscal
Cada documento y cifra está en un único lugar consultable contra la propiedad a la que concierne, en lugar de dispersos entre extractos y carpetas.
Preguntas sobre contabilidad inmobiliaria
¿Necesito una cuenta bancaria separada para los ingresos de alquiler?
Para una fianza, en muchos lugares sí, por ley, e incluso donde no es obligatorio es casi una buena práctica universal: evita que el dinero de un inquilino se confunda con el suyo. Para el alquiler en sí, el requisito varía más, pero mantenerlo en una cuenta que controle por separado del gasto personal facilita mucho el resto.
¿Qué es una cuenta de clientes, y la necesita un administrador de fincas?
Una cuenta de clientes, también llamada cuenta fiduciaria, guarda dinero que pertenece a otra persona: el alquiler de un propietario antes de pagárselo o la fianza de un inquilino. En muchos lugares, un administrador que maneja dinero ajeno debe mantenerlo en una cuenta así, separado de los fondos propios de la empresa. Si eso le afecta, y cómo se controla, depende de dónde trabaje; confirme las normas locales con su colegio profesional o un asesor.
¿Cuál es la diferencia entre contabilidad de caja y de devengo para propietarios?
La contabilidad de caja registra un pago el día en que realmente se mueve. La de devengo lo registra el día en que se generó o se debió, se haya movido o no, de modo que el alquiler de junio pagado en julio sigue contando como ingreso de junio. Cuál debe usar a efectos fiscales depende de dónde esté y de las normas que se apliquen allí; esta página explica el concepto, no cuál elegir.
¿Cómo sigo los gastos por propiedad en lugar de solo en conjunto?
Registre cada gasto, y cada pago de alquiler, contra el edificio o la unidad concreta a la que pertenece en lugar de en un único total combinado. No requiere más esfuerzo que anotar el mismo gasto una vez en lugar de dos; la diferencia es que la rentabilidad por propiedad se convierte en una cifra que realmente puede ver en lugar de quedar enterrada en un total de toda la cartera.
¿Con qué frecuencia debo conciliar la cuenta de alquileres?
Al menos una vez al mes, como parte del cierre. Comprobar a medida que llegan los pagos es aún mejor: una diferencia detectada el mismo día es una conversación con un inquilino, y una detectada a final de año es una tarde con doce extractos.
¿Qué debe incluir un informe al propietario?
El alquiler realmente recibido en el periodo, cada gasto pagado por el inmueble con su factura, los honorarios de gestión en su propia línea y el importe pagado al propietario, que debe ser igual a la primera línea menos todas las demás. Conviene mostrar también las fianzas guardadas, fuera de ese total, porque siguen perteneciendo al inquilino.
¿Puedo hacerlo en una hoja de cálculo?
Sí, para unas pocas unidades, si lleva una fila por movimiento y una columna para el inmueble al que pertenece. Lo que una hoja de cálculo no hará es leer el banco por usted ni darse cuenta de que falta un pago; esa parte sigue siendo manual, y es la primera que se descuida cuando el mes viene cargado.
Una contabilidad que muestra una propiedad a la vez
Dardaris archiva cada cifra contra la propiedad a la que pertenece desde el día en que añade un edificio, con el banco leído automáticamente detrás.
14 días antes del primer cargo · No se activa nada hasta que usted lo diga