Charges locatives
Régularisation des charges locatives : ce que vous pouvez récupérer, et avant quand
Une fois par an, les provisions payées par le locataire sont comparées à ce que l’immeuble a réellement coûté. La différence se règle dans un sens ou dans l’autre : un remboursement au locataire, ou un complément qu’il doit. Ce qui compte, la façon de répartir et le délai d’envoi dépendent de l’endroit où se trouve le bien.
Décompte de charges
Année de charges 2025, appartement 3B
- Eau€310
- Chauffage collectif€420
- Ascenseur€95
- Parties communes€180
- Taxe d’ordures ménagères€145
- Charges réelles, quote-part
- €1.150
- Provisions versées, 12 × €80
- − €960
Le principe
Des provisions chaque mois, le montant réel une fois par an
Les dépenses communes comme l’eau, le chauffage, l’ascenseur ou l’enlèvement des ordures ne sont connues qu’une fois les factures de l’année reçues. Le locataire verse donc une estimation chaque mois, et la régularisation des charges transforme cette estimation en montant réel.
- 1
Le locataire verse une provision
Un montant fixe chaque mois en plus du loyer, prévu au bail et calculé sur les charges réelles de l’année précédente.
- 2
Les factures de l’année arrivent
Le bailleur, ou le syndic, totalise ce que chaque charge récupérable a réellement coûté et calcule la quote-part du logement.
- 3
Le décompte règle la différence
Quote-part réelle moins provisions versées. Positif, le locataire complète. Négatif, le bailleur rembourse. La provision de l’année suivante est ajustée aussi.
Tous les baux ne fonctionnent pas ainsi. Certains prévoient un forfait de charges, jamais régularisé : le locataire le paie quel que soit le coût réel. Qu’il soit permis, et pour quels baux, dépend de la loi du lieu où se trouve le bien.
Règles par pays
Le délai et la répartition là où se trouve votre bien
Choisissez un pays, et une région là où la location est régie en dessous du pays. Chaque règle indique si elle a été lue dans une source ou si c’est la valeur par défaut dont part Dardaris.
Ouvert sur le pays depuis lequel vous semblez lire.
- Envoyer le décompte sous
- 12 moisPar défaut, non confirmé
- Le locataire peut consulter les factures
- OuiLu dans une source
- Répartition
- par logement, au m², par occupant, aux tantièmes (quotité), à la consommation relevée, une clé fixeLu dans une source
- Texte applicable
- Le décret flamand sur la location d’habitation (Vlaams Woninghuurdecreet)
La Flandre ne fixe aucun délai légal ; Dardaris retient par défaut douze mois après l’année de charges. Le locataire peut demander à tout moment le décompte détaillé et les factures.
Tableau des charges locatives
Tableau des charges locatives récupérables, et ce qui reste au propriétaire
Certains pays fixent par la loi ce qui peut être refacturé au locataire. La France en est l’exemple le plus net : l’annexe du décret n° 87-713 est exhaustive, et une dépense qui n’y figure pas reste au propriétaire, aussi réelle soit-elle. Voici ses huit rubriques.
À la charge du locataire
1.Ascenseurs et monte-charge
Électricité, visites d’entretien, menues réparations et contrat d’entretien.
2.Eau et chauffage collectif
Eau froide et chaude, combustible ou énergie de la chaudière, son entretien, les relevés de compteurs.
3.Installations individuelles
Entretien de la chaudière ou du chauffe-eau du logement, et menues réparations de la distribution d’eau.
4.Parties communes intérieures
Ménage, éclairage, menues réparations, et la part du gardien.
5.Espaces extérieurs
Entretien des jardins, allées, parkings et aires de jeux.
6.Hygiène
Sortie des poubelles, désinsectisation, désinfection, produits d’entretien.
7.Équipements divers
Antenne collective, extincteurs, électricité des équipements de l’immeuble.
8.Impositions et redevances
Taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), taxe de balayage, redevance d’assainissement.
À la charge du propriétaire
- La taxe foncière
- Les frais de gestion et les honoraires du syndic
- Les gros travaux : toiture, ravalement, remplacement d’une chaudière ou d’un ascenseur
- L’assurance propriétaire non occupant
- Les frais de gestion ajoutés à la TEOM
Le gardien se répartit selon ses tâches. 75 % du salaire est récupérable s’il assure à la fois la sortie des poubelles et le ménage, 40 % s’il n’assure que l’une des deux.
La Belgique et les Pays-Bas n’ont pas de liste unique : c’est le bail qui doit énumérer ce qui peut être facturé. Ailleurs, vérifiez les règles du lieu où se trouve le bien avant de refacturer une dépense.
Taxe d’enlèvement des ordures ménagères
La taxe d’enlèvement des ordures ménagères est-elle à la charge du locataire ?
Oui. La taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) figure sur l’avis de taxe foncière du propriétaire, mais elle finance un service dont profite l’occupant : elle est donc dans la liste des charges récupérables, et passe au locataire par la régularisation.
- La taxe seule. Les frais de gestion que l’administration fiscale ajoute à la TEOM ne font pas partie de la taxe et restent au propriétaire.
- Au prorata de l’occupation. Un locataire arrivé ou parti en cours d’année paie la TEOM pour les mois où il a occupé le logement.
- Par la régularisation, justificatif à l’appui. Intégrez-la au décompte annuel, et gardez l’avis de taxe foncière parmi les justificatifs que le locataire peut demander.
Avis de taxe foncière
- Taxe foncièrePropriétaire
- Taxe d’enlèvement des ordures ménagèresLocataire
- Frais de gestion sur la TEOMPropriétaire
Si le locataire ne paie pas
Ne pas payer la régularisation des charges : ce qui se passe ensuite
Une régularisation envoyée correctement et dans les délais est une dette, au même titre que le loyer. Le locataire ne peut pas décider seul que le montant est faux et cesser de payer. Mais il a de vrais recours quand le bailleur n’a pas respecté les règles, et un bailleur qui attend trop longtemps perd le droit de réclamer.
Les étapes du recouvrement
- 1
Envoyer le décompte détaillé
Le total, le détail par nature de charges, le mode de répartition, et les justificatifs disponibles sur demande.
- 2
Relancer, puis mettre en demeure
Une relance d’abord, puis une mise en demeure par lettre recommandée qui indique le montant et le délai pour payer.
- 3
Tenter la conciliation
En France, un litige sur les charges peut être porté devant la commission départementale de conciliation, gratuitement, avant tout procès.
- 4
Saisir le juge
Le juge des contentieux de la protection. Une régularisation impayée suit le même chemin qu’un loyer impayé, jusqu’à la clause résolutoire du bail.
Quand le locataire a raison
- Pas de détail, pas de justificatif. Un total sans détail par nature de charges, ou des factures refusées sur demande, n’est pas une régularisation que le locataire doit accepter.
- Une dépense non récupérable. Taxe foncière, frais de gestion ou gros travaux glissés dans le décompte peuvent être refusés, ligne par ligne.
- Trop tard. En France, la réclamation se prescrit par trois ans ; aux Pays-Bas, un décompte envoyé plus de six mois en retard perd tout le complément.
- En retard, mais toujours dû. En France, une régularisation envoyée plus d’un an en retard peut être payée en douze mensualités si le locataire le demande.
Les autres pays fixent leurs propres limites. La section des règles plus haut montre ce qui est connu pour votre bien.
Ce que fait Dardaris
La répartition se fait seule, et le complément n’est jamais une estimation
Dardaris répartit chaque charge récupérable entre vos logements selon ce que permet votre juridiction : par logement, surface, occupant, tantièmes, consommation relevée ou clé fixe. Il montre si les provisions encaissées couvrent vos dépenses, et vous prévient avant le délai applicable à votre bien.
Questions sur la régularisation des charges locatives
Qu’est-ce que la régularisation des charges locatives ?
Le rapprochement annuel entre les provisions payées par le locataire et le coût réel des charges. La différence se règle dans un sens ou dans l’autre : le locataire complète s’il manque, le bailleur rembourse s’il a trop perçu.
Où trouver le tableau des charges locatives récupérables ?
En France, dans l’annexe du décret n° 87-713 du 26 août 1987, qui énumère de façon exhaustive huit rubriques : ascenseurs, eau et chauffage collectif, installations individuelles, parties communes intérieures, espaces extérieurs, hygiène, équipements divers, impositions et redevances. La Belgique et les Pays-Bas n’ont pas de liste unique : y est récupérable ce que le bail énumère.
La taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) est-elle payée par le locataire ?
Oui : la TEOM figure dans la liste du décret 87-713, et le bailleur la récupère par la régularisation, pour les mois où le locataire a occupé le logement. Les frais de gestion ajoutés par l’administration fiscale ne sont pas récupérables et restent au propriétaire.
Y a-t-il un délai pour envoyer la régularisation ?
Cela dépend de la juridiction. La France impose de communiquer le décompte un mois avant la régularisation annuelle, et la réclamation se prescrit par trois ans. Aux Pays-Bas, le droit au complément est perdu six mois après la fin de l’année de charges. La Flandre et la Wallonie ne fixent aucun délai légal. La section des règles sur cette page indique celui de votre bien.
Le locataire peut-il refuser de payer la régularisation des charges ?
Pas simplement parce qu’il conteste le total. Une régularisation correctement établie est une dette comme le loyer, et une régularisation impayée suit le même chemin de recouvrement. Le locataire peut en revanche refuser une charge non récupérable, demander à voir les justificatifs, et refuser une réclamation prescrite.
Le propriétaire peut-il réclamer plusieurs années de charges d’un coup ?
En France, jusqu’à trois ans en arrière, puisque les actions nées du bail se prescrivent par trois ans. Si la régularisation arrive plus d’un an en retard, le locataire peut demander à la payer en douze mensualités.
Et si le propriétaire ne fait jamais la régularisation ?
Les provisions sont des avances, pas un prix. En France, un locataire qui n’a jamais reçu de régularisation justifiée peut demander le remboursement des provisions, dans la limite de trois ans.
Un forfait de charges est-il régularisé ?
Non. Un forfait est un montant fixe qui n’est jamais ajusté aux dépenses réelles. Qu’un bail puisse en prévoir un dépend de la juridiction : en France par exemple, c’est possible en location meublée ou en colocation, pas en location vide.
Ne ratez plus jamais un délai de régularisation
Dardaris suit chaque charge au regard du délai fixé par la juridiction de votre bien, et fait la répartition pour vous.
Rien à transférer d’abord · Rien n’est activé tant que vous ne le dites pas